ビジネスレターを書く：ヒントとテンプレート

コンテンツ

ビジネスレターの作成：DIN5008に準拠したデザイン
ビジネスレターのマージン
ビジネスレターのフォントサイズとフォント
ビジネスレターの見出し
ビジネスレターの件名
ビジネスレターの敬礼
ビジネスレターのテキスト領域
ビジネスレターの挨拶式
ビジネスレターを書く：必須情報
ビジネスレターのヒント
簡潔にしてください。
意味のある件名を選択してください。
まず、最も重要なことを述べてください。
個人的な敬意に注意してください。
受信者を中心に置きます。
古い表現は使用しないでください。
ポジティブになれ。
連絡先オプションを提供します。
モダンな挨拶を選択してください。
追記を利用してください。
ビジネスレターを書く：インスピレーションのテンプレート

セールスレター、お礼状、オファー、リマインダーのいずれを送信するかに関係なく、ビジネスレターは常に会社のテレホンカードです。彼らと一緒に、あなたは会社がどのように専門的で顧客志向で働き、コミュニケーションするかを示します。コンテンツとレイアウトの両方が決定的な役割を果たします。

いくつかの質問に答える必要があります：ビジネスレターをデザインするにはどうすればよいですか？どの必須情報が属しますか？どうすれば説得力のある定式化ができますか？ビジネスレターの書き方やサンプルテンプレートの表示方法に関するヒントを提供します...

ビジネスレターの作成：DIN5008に準拠したデザイン

ドイツでは、ビジネスレターのデザインと同様に、規範や規制が一般的です。 DIN 5008は、レターの構造とデザインを規制します。

まず第一に、DIN規格は、そのような標準レターのフレームワークを規制しています。この標準は少し前に更新されたため、一部の間隔と形式も変更されました。これは現在のバージョンです：

ビジネスレターのマージン

これは、たとえば、通常は縦向きのA4レターの余白から始まります。次の寸法と幅がそれらに適用されます。

上マージン：4.5cm
下のサイドマージン：2.5cm
左マージン：2.5cm
右マージン：2cm（少なくとも1.5cm）

ビジネスレターのフォントサイズとフォント

ビジネスレターのフォントサイズは12ポイントです。テキストが多い場合は、カバーレターが1ページに収まるように、文字を11ポイントに減らすことができますが、問題なく読みやすくするために、それより小さくすることはできません。虫眼鏡です。

ただし、特定のフォントはDIN5008では規定されていません。 Arial または タイムズニューローマン 一般的なタイプとしての地位を確立しています。選択したフォントもフォントサイズに影響を与える可能性があります。ビジネスレターのサンプルコピーを印刷して、フォントが目的のサイズでどのように表示されるかを確認します。

ビジネスレターの見出し

古典的に、読者が最初に見るのはレターヘッドです。これは、ビジネスレターの一番上にあるためです。これは、専門的に設計されるべき重要な表彰台と人目を引くものになります。

自分の住所は標準で左上にありますが、右揃えまたは中央揃えも許可されるようになりました。最初の3行は、名前、住所、電話番号を対象としています。ここにメールアドレスを追加することもできます。
受信者のアドレスは、以下の3行に従います。これは最大8.5センチ幅です。この理由は、DINC6エンベロープの標準化された表示ウィンドウです。
ただし、連絡先の詳細は、合計で約9行または4.5センチメートルを超えてはなりません。
場所と日付は通常、右揃えで、アドレスフィールドの下に空白行スペースがあります。ただし、一部の企業は日付を別の位置に配置しています。ここでは、居住地と異なる場合にのみその場所について言及します（めったにありません）。

ビジネスレターの件名

レターヘッドの後、読者は通常、件名に直接移動して、レターの概要を確認します。あなたのビジネスレターでは、レターの内容について特に簡潔にする必要があります。ただし、ここでも、遵守する必要のある特定の原則があります。

通常の位置にある場合、件名は日付の2行下から始まります。
件名は太字の場合と太字でない場合があります。
より大きなフォント（13〜14ポイント）を使用して強調することができます。
件名は1行より長くすることができますが、2行を超えてはなりません。
「件名」という単語は件名にありません。

ビジネスレターの敬礼

これで、ビジネスレターの実際の内容が始まり、敬礼は読者への影響にすでに影響を与える可能性があります。顧客、ビジネスパートナー、または従業員に対応する方法は無数にありますが、考慮すべき正式なポイントもいくつかあります。

件名と敬礼の間にちょうど2つの空白行があります。
繰り返しになりますが、敬礼とカバーレターの間には空白行が1行しかありません。
中立的な敬意は「DearSiror Madam、...」ですが、申請するときは、受取人に個人的に名前を付けて名前を付けることをお勧めします。これはあなたの準備を強調します。顧客との関係においても、名前は感謝の気持ちを表すための敬意の重要な部分です。

ビジネスレターのテキスト領域

もちろん、あなたが従うべきあなたのビジネスレターの内容についての特定のガイドラインはあり得ません。何よりも、あなたは完璧な文章と明確な構造で得点します。また、単に書き始めるのではなく、独自のテキストをセクションに分割することをお勧めします。これにより、読者が理解しやすくなるだけでなく、書体が明確になります。

ビジネスレターの挨拶式

挨拶はあなたのビジネスレターの終わり、言い換えれば、読者への別れを形成します。たとえば、よく願った後、またはフィードバックを楽しみにしていることに気付いた後、ビジネスレターはいくつかの短い単語で終わります。クラシックはシンプルな「誠実」ですが、場合によってはもう少し個人的なものになることもあります。

カバーレターとあいさつ文の間には、ちょうど1行の空白行があります。
挨拶と署名の間には3行あります-あなたの署名のためのスペース。
その後、添付ファイルがあれば言及されます。

ビジネスレターを書く：必須情報

必須情報に関しては、あなたの会社が商業登記簿に登録されているかどうかが区別されます。商業登記簿に記入する場合は、ビジネスレターに次の情報が含まれている必要があります。

会社名と法的形式
さらに、商業登記番号と登記裁判所は手紙に属します。
会社が有限責任会社（GmbH）の場合は、常務取締役および監査役会会長（姓名）を指名する必要があります。
株式会社（AG）の場合は、取締役会のメンバーの名前と名前を入力する必要があります。取締役会の議長が特定されます。監査役会の議長も指名されなければならない。

商業登記簿に記入されていない場合は、ビジネスレターに次の情報が含まれている必要があります。

所有者の姓名。
職場の住所
民法上の会社の場合、これは追加または略語GbRとして名前を付ける必要があり、株主をリストする必要があります。

ビジネスレターのヒント

正式に正しいビジネスレターを特徴付ける多くの情報の後でも、疑問が残ります。読者の注意を積極的に引き付け、最も重要なコンテンツを伝え、退屈ではなく、最良の場合はリードする優れたビジネスレターをどのように作成しますか。に書かれたリードからの迅速な応答または反応に？私たちはあなたがプロだけでなく成功するビジネスレターを書くのを助けるために10の秘訣を集めました。

簡潔にしてください。

読者の注意は限られていることを忘れないでください。したがって、要点をまっすぐに理解する必要があります。原則として、あなたのビジネスレターは1A4ページを超えてはなりません。ネストされた長い句ではなく、短いメイン句を使用します。

意味のある件名を選択してください。

主題は読者にとって重要なポイントです。したがって、彼はその中の内容の簡単な要約を見つける必要があります。件名という言葉を使うのではなく、簡潔で具体的な文章でそれが何であるかを説明してください。オファーを作成するときに、たとえば「DD.MM.YYYYからのリクエスト」と書くことができます。

まず、最も重要なことを述べてください。

早くも最初または2番目の文で、あなたが彼らに連絡している理由を受取人に明確にすべきです。彼はもっと長く待ちたくないでしょう。彼があなたの連絡の理由を理解していない場合、あなたは彼の注意を失い、彼は最後まで読むことはありません。

個人的な敬意に注意してください。

「DearSiror Madam」-これは標準的な手紙の礼拝であり、純粋に正式な言葉で言えば、間違いはありません。しかし、そのような形式の住所は、非人称的で、冷たく、遠くに見えます。これらの紳士淑女は誰ですか？要するに、そのようなアドレスは良い魂を欠いています。どの敬礼があなたの手紙にふさわしいものであるかを見つけるために、あなたはあなた自身に2つの質問をするべきです：あなたは受取人の名前を知っていますか？送信者と受信者はお互いをどれだけよく知っていますか？あなたの答えが「いいえ」と「まったくない」の場合、あなたは自動的に「親愛なるサーまたはマダム」を選択します。受取人の名前は知っているが、手紙の理由が公式である場合は、「Dear Ms. /Mr.XY」の組み合わせを使用することをお勧めします。インタラクションがすでによく知られている場合は、「こんにちは」または「親愛なる」も良い考えです。

受信者を中心に置きます。

特に、ビジネスレターでオファーをしたりサービスを提示したりするときは、顧客志向の方法で書くように注意する必要があります。手紙を作成する前に、自問してみてください。受取人は誰ですか。彼は何に興味がありますか？彼にどのような付加価値を提供できますか？書くときは、「私たち」の代わりに「あなた」という言葉を使用してください。「無料のアドバイスを提供します」ではなく、「私たちから無料のアドバイスを受け取ります」と書く方が良いでしょう。

古い表現は使用しないでください。

「DearMs。/Mr.XY」や「DearMs./Mr.XY」などのアドレス形式は現在使用されていません。これはあなたの手紙を人工的に見せます。同じことが「あなたの忠実に...」にも当てはまりますが、「ここに」や「この手紙を持って」などのフレーズもあなたの手紙を遠ざけて非人称的にします。

ポジティブになれ。

「残念ながら商品をお届けすることはできません」ではなく、「ご要望に応じて、ご希望の商品を最速で調達いたします」との記述をお勧めします。 2番目の定式化では、ビジネスレターははるかに専門的で前向きで顧客志向のように見えます。

連絡先オプションを提供します。

手紙の最後に、質問がある場合は受取人に連絡する機会を与える必要があります。この時点で、手紙を四捨五入します。最後の文は、ありがとうと言うか、特定のアクション（たとえば、特定の日付までの回答やコールバック）を求める機会を与えてくれます。

モダンな挨拶を選択してください。

通常の「よろしく」に代わる多くの良い選択肢があります。より緩い変形は、例えば、「よろしく」と書くことです。または、会社に合わせたオリジナルの挨拶を選択することもできます。たとえば、美食の場合は「料理の挨拶付き」、スポーツ用品やフィットネスセンターの場合は「スポーティな挨拶付き」などです。最後の挨拶は通常よく覚えられているので、慎重に選ぶ必要があります。